Suomalainen henkilöstöyhtiö Barona on ottanut käyttöön puheeseen perustuvan tekoälyagentin, joka käsittelee sairauslomatodistuksia. Kyse on todistuksista, joihin ei tarvita lääketieteellistä arviota – esimerkiksi lyhyistä, oman ilmoituksen perusteella myönnettävistä poissaoloista, jotka aiemmin työllistivät hyvinvointitiimin jäseniä turhaan.
Ratkaisu on vapauttanut yhtiön mukaan satoja ihmistyötunteja. Aika, joka aiemmin kului rutiininomaiseen paperienkäsittelyyn ja puheluihin, ohjautuu nyt hyvinvointitiimin työhön, jossa tarvitaan inhimillistä arviointikykyä. Barona on Suomen suurimpia henkilöstöpalveluyrityksiä: se työllistää noin 7 000 henkilötyövuotta ja välittää vuosittain 30 000 työntekijää eri aloille.
Baronan tekoäly- ja digikehityksestä vastaava Riikka Lehtonen kertoo Kauppalehdelle, että yhtiö on asettanut tekoälyagenttien toiminnalle tiukat rajat. Agentit toimivat tarkasti ennalta määritettyjen raamien puitteissa, eikä niille anneta tehtäviä, jotka vaativat harkintaa tai lääketieteellistä osaamista.
Soitto riittää
Käytännössä prosessi toimii näin: työntekijä soittaa puhelinnumeroon ja ilmoittaa sairauspoissaolostaan. Puheagentti vastaanottaa ilmoituksen, kysyy tarvittavat tiedot – kuten poissaolon keston ja syyn yleisellä tasolla – ja kirjaa todistuksen järjestelmään. Koko prosessi hoituu puhelimitse ilman, että HR-ammattilainen joutuu käsittelemään lomakkeita tai syöttämään tietoja manuaalisesti.
Oleellista on, mitä agentti ei tee. Se ei arvioi työntekijän terveydentilaa eikä ota kantaa poissaolon perusteisiin. Se ei myöskään päätä, kenelle sairausloma myönnetään. Se hoitaa ainoastaan hallinnollisen osan – tietojen vastaanottamisen ja kirjaamisen – jotta ihmistyövoima vapautuu vaativampiin tehtäviin.
Työntekijän näkökulmasta muutos on arkinen mutta tervetullut. Sairauslomailmoituksen voi hoitaa nopeasti puhelimella mihin aikaan tahansa, eikä tarvitse odotella HR-osaston vastausta toimistoaikana. Erityisesti vuorotyöläisille, joiden työajat eivät noudata perinteistä toimistoaikataulua, tämä on konkreettinen parannus.
“Olemme asettaneet tekoälyagenttien toiminnalle tarkat rajat, jotta ne toimivat täsmällisesti ennalta määritetyn toiminnan puitteissa.”
Poissaolot vähenivät kolmanneksella
Baronan laajempi panostus työkykyjohtamiseen ja teknologiaan on tuottanut merkittäviä tuloksia. Yhtiön lyhytaikaiset sairauspoissaolot vähenivät alkuvuonna 2025 lähes 35 prosenttia verrattuna vastaavaan jaksoon vuonna 2023. Työterveyshuollon kokonaiskustannukset laskivat samalla 14 prosenttia. Muutos ei johdu pelkästään tekoälystä, vaan laajemmasta hyvinvointimallin uudistuksesta, jonka osa puheagentti on.
Yhtiön hyvinvointitiimi aloitti toimintansa keväällä 2022. Tiimin perusajatus on, ettei kaikkea kannata ohjata suoraan työterveyshuoltoon. Osa työntekijöiden haasteista liittyy talouteen, elämänhallintaan tai työpaikan ristiriitoihin, ja näihin tarvitaan erilaista tukea kuin lääkärikäyntiä. Tekoälyagentti on yksi työkalu tässä kokonaisuudessa: se hoitaa yksinkertaiset hallinnolliset tehtävät, jotta tiimi voi keskittyä ihmisiin, jotka tarvitsevat aidosti apua.
Näillä volyymeilla pienetkin prosessiparannukset kertautuvat nopeasti. Kun yksittäisen sairauslomatodistuksen käsittelyaika putoaa minuuteista sekunteihin ja ihminen vapautuu muuhun työhön, säästöt kerääntyvät kuukausi kuukaudelta. Baronan oman työelämätutkimuksen mukaan 27 prosenttia suomalaisista työntekijöistä kaipaa tekoälyn hyödyntämiseen liittyviä taitoja, mikä kertoo kysynnän ja tarjonnan kohtaamisesta.
Baronan ratkaisu on kiinnostava esimerkki siitä, miten tekoälyä voi ottaa käyttöön vastuullisesti. Agentti ei korvaa ihmistä päätöksenteossa, vaan poistaa toistuvaa, aikaa vievää rutiinityötä. Sama logiikka soveltuu moneen muuhunkin HR-prosessiin: työtodistusten laatimiseen, lomahakemusten käsittelyyn, perehdytysmateriaalien jakamiseen ja usein kysyttyihin kysymyksiin vastaamiseen.
Suomalaisissa yrityksissä tekoälyn käyttöönotto HR-prosesseissa on vielä varhaisessa vaiheessa. Tilastokeskuksen mukaan 38 prosenttia yrityksistä käytti tekoälyteknologioita syksyllä 2025, mutta suurin osa sovelluksista keskittyy markkinointiin ja asiakaspalveluun. Henkilöstöhallinnossa laajoja käyttöönottoja on vähän. Baronan tapaus osoittaa, ettei aloittaminen vaadi massiivista teknologiaprojektia – riittää, kun valitsee yhden selkeästi rajatun tehtävän ja antaa tekoälylle tarkat raamit.
Henkilöstöpalvelun alalla kilpailu osaajista kiihtyy, ja yritysten on löydettävä keinoja tehostaa hallinnollisia prosessejaan. Puheagentti sairauslomatodistuksille on esimerkki rajatusta sovelluksesta, joka ratkaisee yhden konkreettisen ongelman tekemättä ihmisestä tarpeetonta. Suomen hallitus valmistelee parhaillaan lainsäädäntöä, joka mahdollistaa teknologia-avusteisen hoidon tarpeen arvioinnin perusterveydenhuollossa. Sääntely-ympäristön muuttuessa tekoälyagenttien rooli hallinnollisissa prosesseissa todennäköisesti laajenee.
Seuraava askel voisi olla ennustava analytiikka: tekoäly, joka tunnistaa työuupumuksen merkit ennen kuin sairausloma on ainoa vaihtoehto. Työterveyslaitoksen tutkimuksissa tällaisia malleja kehitetään jo. Edellytys on sama kuin Baronan puheagentissa: ihminen päättää rajat ja kone pysyy niissä.
Viikoittainen uutiskirje
Tule firmasi fiksuimmaksi AI-osaajaksi
Yksi uutiskirje kerrallaan. Kokoamme viikon tärkeimmät tekoälyuutiset suomeksi ja kerromme, mitä ne tarkoittavat sinun työsi kannalta. Luet sen kahvitauolla.
