Palaverissa istuu nyt tekoäly – ja kirjoittaa kaiken muistiin

Palaverin alkaessa osallistujalistaan ilmestyy uusi nimi. Se ei ole kollega vaan Claude, ja se ilmoittaa Meetin chatissa tulleensa paikalle. Tunnin päästä jokaisella kutsutulla on litteraatti, tiivistelmä ja ehkä valmis diaesitys.

Anthropic avasi 12. marraskuuta betaversion Claude Meetings -toiminnosta. Yhtiön julkaisutietojen mukaan Clauden voi lisätä Google Meet -puheluun näkyväksi osallistujaksi, joka tekee muistiinpanoja, vastaa kysymyksiin ja rakentaa puhelun aikana dokumentteja, piirtotauluja ja dioja.

Toiminto on tarjolla vain Claude Team- ja Enterprise-tilauksilla, sekä selaimessa että Claude Desktop -sovelluksessa. Henkilökohtaiset tilaukset jäävät toistaiseksi ulkopuolelle.

Näin Claude saadaan palaveriin

Ensin tarvitaan Google-kalenterin yhteys, jonka organisaation omistajan on sallittava. Team-tilauksilla Meetings on Anthropicin ohjeen mukaan päällä oletuksena, ja omistaja voi kytkeä sen pois. Enterprise-asiakkailla asetelma on päinvastainen: omistaja avaa toiminnon koko organisaatiolle tai mukautettujen roolien avulla vain osalle.

Käyttäjä avaa Claudesta Meetings-näkymän, yhdistää kalenterinsa, valitsee kokouksen ja painaa Add Claude. Asetuksista voi myös kytkeä automaattisen liittymisen joko kaikkiin kokouksiin tai kaikkiin paitsi kahdenkeskisiin. Tätä omistaja ei voi päättää käyttäjän puolesta.

Claude voi olla puhelussa enintään kahdeksan tuntia ja varoittaa ennen lähtöään. Jos isäntä hylkää sen pääsypyynnön, se ei yritä uudelleen, ellei joku lisää sitä uudestaan.

Muistiinpanot, litteraatit ja vastaukset, joissa ei käytetä yhdistettyjä työkaluja, sisältyvät tilaukseen. Kokouksissa tehdyt dokumentit ja piirtotaulut ovat maksuttomia 10. helmikuuta 2027 asti. Jos Claude hakee tietoa yrityksen muista järjestelmistä liitäntöjen kautta, käyttö lasketaan käyttäjän kiintiöön ja voi aiheuttaa organisaatiolle kuluja.

Mitä Claude tallentaa ja kuka sen näkee

Anthropicin mukaan Claude tallentaa kokouksesta litteraatin, tiivistelmän ja kuvaukset jaetusta näytöstä. Ääntä se ei tallenna. Muistiinpanot ja kokoussivu näkyvät organisaation jäsenille, jotka ovat kokouskutsussa, ja sivun voi jakaa organisaation sisällä. Ohjesivu ei kerro, kuinka kauan aineistoa säilytetään.

Kaikki organisaatiot eivät pääse mukaan. Toiminto ei ole käytettävissä, jos organisaatiolla on käytössä nollasäilytys (zero data retention), HIPAA-yhteensopiva konfiguraatio tai asiakkaan hallinnoimat salausavaimet. Tiukimman tietosuojan asiakkaat jäävät siis toistaiseksi ilman.

Ulkopuolisten kanssa Claude on oletuksena varovainen. Se ei liity puheluihin, joissa on organisaation ulkopuolisia vieraita, ja poistuu, jos sellainen liittyy mukaan – myös silloin, kun tulija on toisen yrityksen muistiinpanobotti. Omistaja voi sallia ulkoiset vieraat, jolloin Claude tekee muistiinpanot mutta ei vastaa chatissa, eikä vieraille lähetetä kokoussivua tai yhteenvetoa.

Lause on Anthropicin ohjesivulta, ja se siirtää vastuun suoraan käyttäjälle. Julkaisutiedoissa ei lainata yhtiön edustajia nimeltä, eikä Anthropic ole kommentoinut julkisesti, miten suostumus käytännössä varmistetaan.

Kysy nämä ennen kuin päästät tekoälyn palaveriin

Suomalaiselle työnantajalle kyse on henkilötietojen käsittelystä, ja vastuu on käyttäjäorganisaatiolla. Tietosuojavaltuutetun toimisto kirjoittaa tekoälyjärjestelmiä koskevassa ohjeessaan, että käsittelylle tarvitaan aina lainmukainen peruste ja että siitä on kerrottava ihmisille avoimesti ja ymmärrettävästi. Toimiston mukaan vaikutustenarviointi on tehtävä erityisesti silloin, kun henkilötietojen käsittelyssä käytetään uutta teknologiaa.

Käytännössä IT- ja tietosuojavastaavan kannattaa selvittää ainakin, millä perusteella palaverien sisältöä käsitellään, kuinka kauan litteraatteja säilytetään ja kuka niihin pääsee käsiksi. Työntekijöille pitää kertoa etukäteen, milloin botti on paikalla. Pelkkä chat-ilmoitus palaverin alussa ei välttämättä riitä.

Automaattisen liittymisen kanssa kannattaa olla erityisen tarkkana. Jos se on päällä, Claude voi istua myös palaverissa, jossa puhutaan jonkun terveydestä, palkasta tai irtisanomisesta. Sellaisia keskusteluja kukaan ei halua tekstinä yrityksen järjestelmään.

Yhdistetyt työkalut tuovat oman riskinsä. Anthropicin mukaan Claude käyttää niitä kunkin henkilön omilla oikeuksilla ja varmistaa joka kerta, kuka puhuu, kun pyyntö esitetään ääneen. Kaikki, mitä Claude kirjoittaa Meetin chattiin, näkyy silti jokaiselle puhelussa olijalle.

Copilot ja Google ehtivät ensin

Ajatus ei ole uusi. Microsoftin Copilot Teams-kokouksissa tiivistää keskustelun, kertoo kuka sanoi mitä, ehdottaa tehtäviä ja vastaa kysymyksiin kesken palaverin. Kysymykset jälkikäteen vaativat Microsoftin ohjeen mukaan litteroinnin, eikä Copilot toimi organisaation ulkopuolella järjestetyissä kokouksissa.

Googlen Meetissä on oma Take notes for me -toimintonsa, joka tallentaa muistiinpanot järjestäjän Driveen. Se tukee kahdeksaa kieltä, joista suomi puuttuu. Claude eroaa kilpailijoista siinä, että se osallistuu näkyvänä hahmona ja tekee kokouksen aikana muutakin kuin muistiinpanoja, esimerkiksi dioja ja piirtotauluja.

Monessa suomalaisessa yrityksessä on käytössä sekä Google Workspace että Clauden yritystilaus. Niille Meetings voi olla ensimmäinen kerta, kun tekoäly istuu palaverissa ilman, että IT-osasto on ostanut sitä varten mitään erikseen. Team-tilauksilla toiminto on jo päällä, joten asetukset kannattaa käydä läpi nyt eikä vasta ensimmäisen kantelun jälkeen.

Lue myös

Myrkytetty muisti saa tekoälyavustajan tottelemaan hyökkääjää: https://aisuomi.fi/artikkelit/myrkytetty-muisti-saa-tekoalyavustajan-tottelemaan-hyokkaajaa

Traficom: tekoälyagentilla pitää olla hätäjarru: https://aisuomi.fi/artikkelit/traficom-tekoalyagentilla-pitaa-olla-hatajarru

Suomeksi kysyminen voi tulla tekoälyltä kalliimmaksi: https://aisuomi.fi/artikkelit/suomeksi-kysyminen-voi-tulla-tekoalylta-kalliimmaksi

Alaiset vaihtuivat tekoälyyn – mitä käy esihenkilön palkalle?: https://aisuomi.fi/artikkelit/alaiset-vaihtuivat-tekoalyyn-mita-kay-esihenkilon-palkalle